Cuellos de botella

Toda la crítica que existe a la burocracia estatal y a su lentitud tiene asidero en la realidad. Más allá de las personas que conforman el sistema, el sistema mismo produce lentitud. Aquí aparecen los famosos cuellos de botella.

De por si, los procesos son bastante largos, pasan por muchas oficinas y diversas manos. Somos un gobierno papeluchero. Y los papeles, con letras escritas sobre ellos, terminan siendo una rutina más. Da lo mismo si ese papel es un cheque a un empleado, un pago a un proveedor, una directiva más sin relevancia o el inicio de una revolución. Es un papel más, con un código, un número.

Pongamos un ejemplo que puede ser ilustrativo. Para comprar algo que supere las 3 UIT (es decir, algo más de 11,000 soles), hay que hacer una procesión. El área usuario aporta las especificaciones técnicas, pide la certificación presupuestal al área de presupuesto, quienes te dicen que tienes la plata, hace la solicitud a abastecimiento, quienes te dicen el valor del mercado, ellos te solicitan miembros para un comité de compras, si el proceso no está incluido en el PAC (plan anual de compras), tiene que solicitarse a Abastecimiento, quien lo remite a Secretaría General; si está en el PAC, se publica en la web del SEACE, se reciben propuestas, se fija fecha para abrir los sobres, y si tienes suerte, puedes dar la buena pro... para cada trámite, hay que hacer oficios, recibirlos, etc, etc... y cuanto más grande el proceso, más posibilidades de fracaso... 

Cada documento que entra y sale tiene que venir con informe técnico adjunto, y siempre con la firma del director, así que al menos unas 20 personas deben tener un papel relacionado a ese proceso en algún momento de su desmemorable existencia. Para que no digan que exagero, haremos la cuenta: 1 especialista que hace las especificaciones técnicas en el área que pide, 1 programador que maneja el presupuesto de la oficina, y 1 administrativo que prepara la documentación para el proceso. Ese especialista debe tener uno o dos jefes directos, así que 1 más por lo menos. Y claro, el director del área. Es decir, solo en el área que compra, van 5. En abastecimiento al menos son 4: el especialista que recibe el expediente, el que hace el costeo, el responsable de la unidad de costeo y el jefe del área. Vamos 9. Si va al PAC, ponle al menos 4 más (el especialista de la Secretaría General, el abogado del área jurídica, y el secretario general y jefe de jurídica; sí, pasa por Jurídica también, la verdad, no sé para que).

Si no es necesario que vaya al PAC, pasa a otra área de abastecimiento (2: un abogado y un especialista) y se conforma el comité, que son 3 personas más. Vamos 19. Y eso que hay procesos que no sé bien quien los hace (SEACE) También se le pide a la oficina de presupuesto la certificación: 2 más, el especialista y el jefe. Vamos 21. Si es un proceso grande, viene con notario incluido. 22.... me quedé corto porque esos son los que "formalmente" pasan por un proceso de compra. Luego viene el control de la producción, obra, etc... donde más gente interviene, y no siempre los mismos.. luego están todos los que se involucran porque opinan, colaboran, monitorean, supervisan, etc. En un proceso grande, fácilmente 40 a 50 personas pueden participar. Eso nos daría como para realizar una tesis doctoral.

En contraste, en la administración existe lo que se conoce como la Teoría de las Restricciones o de Cuellos de Botella que está basada en el simple hecho de que los procesos de cualquier ámbito, solo se mueven a la velocidad del paso más lento. Los cuellos de botella son las diferentes actividades que disminuyen la velocidad de los procesos, incrementan los tiempos de espera y reducen la productividad. Lo lógico es descubrir los cuellos de botella y pisar el acelerador resolviéndolos.

Muy linda esa teoría, pero resulta inaplicable para el Estado. En el Estado los cuellos de botella son petrificaciones jurídicas, corsets marmóreos, estrujantes aparatos demoledores de iniciativas.

No hay forma de acelerar un proceso que pasa por 4 ó 5 oficinas, por 20 a 30 manos, que a su vez dependen de normativas, procesos, y jefes diferentes. Todos nos quejamos del área del costado. Y no sin razón. "Hay que jugar en equipo", muchas veces se dice. Y los expedientes se acumulan. Y hay que comprar el coffee break del taller, y también contratar un curso para 1,500 docentes o comprar bibliotecas de aula por 250 millones de soles. No hay cientos, sino miles de procesos. Miles. 

¿Cedemos a la rutina o a la frustración? ¿Cambiamos las leyes? La última vez que mencioné lo último se rieron de mi, je, je. La solución pasa por seguir trabajando por identificar los cuellos de botella dentro del sistema (hay unos peores que otros), proponer soluciones institucionales (cambio de normativa interna y externa), formar cuadros más adecuados (aumentar los sueldos), incidir en una gestión por resultados.

Se dice que todo ello existe para evitar la corrupción y para evitar el gasto innecesario de los fondos estatales (pensados cuando éramos un país pobre). Las dos premisas siguen valiendo para mí. Pero la tecnología, una capacitación de mejor calidad, la meritocracia interna, y una férrea voluntad de cambio que inicie en las autoridades y se contagie a todos sí pueden ser pasos que ayuden a desatar nudos y allanar caminos.

Rajocracia

Esta es la segunda parte de mi post anterior.

El rajar se transforma en todo un sistema. La rajocracia. Así que volvamos al RAE para entenderla un poco más. Claro que no pretendo abarcarlo todo. Seriamente se podrían desarrollas tesis doctorales al respecto.

Cracia:

(De la raíz de κράτος, fuerza). Indica dominio o poder.

Es lo que muchos aspiran, porque creen -falsamente, en mi opinión- que les da una felicidad que se perpetuará. Estás por encima de los demás, decides sobre los demás, sobre el destino del país. Es vivir en las nubes, o más bien, correr el riesgo de ello.

El que domina tiene dominados. El que tiene poder lo tiene sobre débiles. Se supone que ello es para servirlos. El que tiene poder es que acumula más medios (legales, económicos, conocimiento, etc.) y debe sabiamente ponerlos al servicio de otros. Esa es la concepción más humana que encuentro de gobernar. Servir, con sencillez sabiendo que lo que tienes no es tuyo, sino de todos. Con magnanimidad, sabiendo que no siempre tienes la razón, y al mismo tiempo al tenerla no hace que otros sean menos. Con prudencia, haciendo uso de recursos que se te dan en administración pero no son tuyos. Con honestidad, no sólo en el sentido material de no robar, sino con la actitud y accionar de buscar el bien común.

Rajocracia. Dícese de una organización social caracterizada por desacreditar, romper y echar a las autoridades, con la finalidad de ascender al poder o permitir que alguien de su afiliación lo haga. También se conoce como democracia anárquica.

Yo soy una persona crítica, y también criticona, quizá el insumo de la rajocracia. Creo que los juicios críticos son necesarios. Ayudan a distinguir lo que quiero de lo que no, lo bueno de lo malo, etc. Creo que existe una crítica sana, una correción que busca mejorar, construir. Si no se reconoce el error, no se puede cambiar. Pero no se puede abusar.

Creo que la rajocracia crea también a políticos, y personas en general, que se acostumbran a excusar de sus errores. Es un mundo de acusaciones y justificativas. Hasta que uno pierde. Bueno, creo que perdemos todos.

El entramado social, en el que todos nos encontramos inmersos, es complejo, con diversas dimensiones (política, social, familiar, religiosa, etc.), y también con actores más o menos relevantes. El arte está en encontrar un equilibrio. Y todos debemos contribuir a ello. Eso se hace teniendo un objetivo común, el crecimiento de la sociedad, el bien de todos. La pregunta es si la rajocracia es el equilibrio que queremos.

Como todo sistema, la rajocracia debe tener fundamentos filosóficos y sociales, al igual que el capitalismo o el socialismo. Todavía no encuentro a un autor abanderado (a lo Smith o Marx) ni un personaje líder (a lo Correa, Chavez u Obama). Deben tener raíces Nietzcheanas (aunque dudo que lo hayan leído) o quizá Chomskyanas.

Postulo el principio de la presunción de la culpabilidad. En dubio contra reo. Se es culpable siempre, por casi cualquier cosa. Además, uno es responsable de sus actos y de muchos otros que no sabemos ni quienes son.

Otro postulado es la inerrancia del crítico, por lo cual las imprecisiones, errores o desajustes intencionales de los que rajan no cuentan. Tienen un status muy parecido al de Estados Unidos ante tratados internacionales que no quiere firmar. Sigue exigiendo a otros, pero nadie lo toca. Lo curioso es que el crítico, tarde o temprano, terminado siendo el criticado. Y bueno, la prensa sigue haciendo su negocio.

Un tercer y último postulado es la bienvenida de la anarquía. Se cree que es mejor que el statu quo actual. No es un indiferencia que te lleve a buscar algo mejor, sino que se trata de tirar al precipicio las cosas, y que otro sea el que construya. Una postura comodona, sin compromiso y propuestas serias y reales para mejorar la sociedad, las personas.

pd. Por si acaso, no es un post de defensa de Susana Villarán. La verdad es que no voto. No me parece adecuado un proceso de revocatoria porque opino que causa más males que bienes (inestabilidad, juegos de poder, uso de recursos del Estado). Creo que debería haber vacancia en caso de delitos, corrupción y para eso está el consejo edil. Pero si votara, lo haría por la revocatoria. Por discrepar con la ideología que plantea. No por la crítica que se hace a su ineficiencia, que no soy capaz de dar razón al detalle, y trato (al menos desde hoy) de no ser rajócrata.

Reiterativo

No quiero ser reiterativo. Pero lo vuelvo a decir, por si acaso no lo entendiste. Ese más o menos ese el espíritu de lo que está por detrás de un memo reiterativo, como el que me llegó hoy.

Para explicarme mejor, voy a hacerles una introducción al mundo de los papeles en el Estado. En algunas carreras debería existir un curso electivo, que podría llamarte "Papelocracia". Hay varias categorías de documentos, no se mareen:

Hoja de trámite: existe una unidad que se llama Trámite Documentario. Ellos velan por todos los documentos que existen. Cada documento que entra o se envía internamente tiene un código para que se le pueda hacer seguimiento (hay documentos que pueden pasar semanas dando vueltas por diversas oficinas).

Memorandum: se envía a instancias inferiores o igual rango, de carácter interno. Es el mecanismo formal de comunicación.

Informe: es el documento que envía un inferior a un superior, dentro de una unidad o dentro del ministerio.

Oficio: es el documento que sale del Ministerio. Si es enviado a una alta autoridad, se debe proyectarlo (o sea escribirlo pero no firmarlo), adjuntarlo a un memo (y a su vez a una hoja de trámite) y solicitar que se envíe a un órgano de mayor rango que el tuyo.

Pedido de servicios: documento ingresado virtualmente y luego físicamente al área de abastecimiento para la solicitud de cualquier servicio.

Pedido de bienes: documento similar al anterior pero para solicitud de bienes.

Conformidad de servicios: documento que adjunto a un informe técnico es la autorización del área que pide el servicio o bien (área usuaria) va a contabilidad para devengar y pagar.

Resolución directoral: es el documento que oficializa algo relevante. En mi caso, todo lo relacionado con obras, nombramientos.

Y bueno, las muy conocidas Ley, Decreto Ley, Decreto Legislativo, Reglamento (de Ley), Decreto Supremo, Resolución Ministerial, Resolución de Secretaría General, Ordenanzas... si quieren investigan que significa cada uno...

En los documentos, te pueden mandar uno que diga Bajo responsabilidad. Hasta ahora no entiendo que significa dado que todo lo que uno hace es de su responsabilidad. Será para asustarnos. También existen los muy urgente. Tampoco sé que es porque todo siempre es muy urgente por acá.

Y los reiterativos. Cuando no haces algo, te demoras, no lo quieres hacer, te llega un memo recordándote que debes algo. El problema es que lo mandan con copias a otros, y tu buena fama, si es que no debes nada, queda mal. Como nos pasó ayer. Nos mandaron un reiterativo sin que el plazo de la solicitud se haya vencido.

La planta del papiro

Unos dicen que todo ello es necesario, porque papelito manda. En mi opinión, lo que manda es la desconfianza, la informalidad y el miedo a que te pase algo. La gente se defiende en los papeles. Todos tenemos miedo del futuro, de la reprensión del jefe, de que no quede algo registrado aunque ya conversado. Es una cuestión cultural.

Si alguien quiere un negocio para poner, es una papelera, y venderle al Estado. Los defensores de los árboles nos deben odiar. Aunque ya hay un Decreto Supremo que nos obliga a imprimir todo a doble cara (otro día hablaré de las miles de leyes que existen!).

No todo son malas noticias. Hay una iniciativa de gobierno electrónico. En la PCM también hay reformas en marcha. Se basa en la estrategia de modernización de la gestión pública. Para más detalle: http://www.pcm.gob.pe/transparencia/Resol_ministeriales/2012/DS109-2012-PCM.pdf

Además se lanzó hoy un concurso, llamado El trámite de más. Ver aquí
http://www.elperuano.com.pe/edicion/noticia-simplificacion-administrativa-marcha-2334.aspx

De hecho voy a participar. Va a ser dificil escoger cual voy a postular...

Primera piedra

Terminando ya el día y la semana, una más en el Programa de Apoyo al Hábitat Rural, he decidido comenzar a poner por escrito algunas reflexiones sobre lo que hago, el medio en el que estoy y el futuro que se presenta.

En primer lugar, cabe explicar el título del Blog, que a su vez también desvela algo del espíritu que se encuentra detrás del mismo.

Probablemente muchos hemos escuchado la expresión "más pesado que un tanque a pedales" o quizá su variante "más lento que un tanque a pedales". Para mí es una forma irónica, divertida, y también bastante crítica de mirar a la gestión en el Estado. Ojo, quizá más adelante tenga la oportunidad de distinguir algunos conceptos, que al menos para mí, sirven. No es lo mismo lo político que lo público, la gestión del Estado y la gestión en el Estado, las políticas y las decisiones, etc.

Hace unos días en una clase de administración un profesor, bien intencionado, hizo una crítica al Estado. Terminó empaquetando a todos en la conocida etiqueta de burócrata. El que no es burócrata, no debería sentirse ofendido. Sin considerarme uno, aunque participando de ella (para bien o para mal, y ya habrá oportunidad para enfrentar qué es la burocracia), me sentí ofendido. No mucho, pero sí. Salí a defender mi gremio, el de los servidores y funcionarios públicos, por supuesto (no de los burócratas... ¿habrá un gremio de eso, o nunca habrá prosperado por la cantidad de papeleo que llenar?).

Aunque todos reconocemos que el Estado es un gran tanque a pedales, es necesario reconocer que hay muchas personas en su sistema que trabajan bien, que quieren hacerlo, que quieren aprender. También hay personas que no tanto. Como es obvio. Pero no podemos decir que son la mayoría. Por lo menos donde estoy, veo mucho ánimo, buena voluntad, esfuerzo.

Somos un tanque a pedales por muchas razones muy profundas, relacionadas a las tendencias más humanas. Primero podemos hablar de la autoconservación. Eso significa librarse de procesos administrativos, penales, y otros. Todo tiene que estar sellado, visado, firmado, sustentado, re-sustentado, visado nuevamente, sellado (hoy vi una Resolución Ministerial - una RM, en la jerga nuestra - , con 8 sellos, ni más ni menos). Y encima uno es responsable por 10 años.

También está la otra tendencia "natural", la desconfianza. Todos somos ladrones, corruptos, mentirosos, derrochadores hasta que se pruebe lo contrario. Pero como eso no puede estar así de legislado, las normas te llevan a eso. Un ejemplo es la temida ley de contrataciones del Estado. Comprar es dificilísimo. Te pueden objetar, resolver, declarar nulo. Se dice que cuando el Estado va arbitraje al OSCE (otra tendencia es ponerle siglas a todo: Órgano Supervisor de Contrataciones del Estado), siempre pierde. Y luego hay que buscar responsables. El que firma, pues.

Una más, muy honda, como ríos profundos, es la justificación. Todos nos tenemos que justificar. Equivocarse no es bueno en el Estado. Te hacen proceso, y estás a la merced de la Contraloría por 10 años. 10 años sin dormir tranquilo!!! De hecho, cuando entré a la función que tengo encargada estuve alrededor de 1 mes angustiado. Logré liberarme y pasar el resto de tiempo tranquilo una vez que me hice la idea de que algún error se habrá cometido. Estoy en una oficina con 60 personas. Dada la característica humana de no ser perfectos sino perfectibles, ¿cuál es la posibilidad estadística de que no existan errores? Si  hacemos cuentas simples 60 personas, 48 horas a la semana, 52 semanas...  son 149720 horas de trabajo... algún error se tiene que cometer.... y papelito manda pues.

Ya escribí demasiado. Solo quería hacer 2 acotaciones finales.

1. El post se llama primera piedra porque es algo usual en el Estado. Todo el tiempo hay colocaciones de primeras piedras. Es lo mediático. Luego viene la inauguración. Entre lo primero y segundo hay un gran trecho. Y luego viene la sostenibilidad. Ahí está el reto. En este blog es lo mismo. El reto es sostenerme en el tiempo, seguir escribiendo y compartiendo.

2. Sigo en el Estado porque creo que se puede hacer mucho desde acá. Para mucho es un ámbito de servicio, que responde a como es uno. Hoy una persona me dijo: mucha paciencia... efectivamente, hay que tener paciencia, luchar batallas importantes y tratar de contribuir a cambiar las cosas.... si se puede, con la gracia de Dios.