Cuellos de botella

Toda la crítica que existe a la burocracia estatal y a su lentitud tiene asidero en la realidad. Más allá de las personas que conforman el sistema, el sistema mismo produce lentitud. Aquí aparecen los famosos cuellos de botella.

De por si, los procesos son bastante largos, pasan por muchas oficinas y diversas manos. Somos un gobierno papeluchero. Y los papeles, con letras escritas sobre ellos, terminan siendo una rutina más. Da lo mismo si ese papel es un cheque a un empleado, un pago a un proveedor, una directiva más sin relevancia o el inicio de una revolución. Es un papel más, con un código, un número.

Pongamos un ejemplo que puede ser ilustrativo. Para comprar algo que supere las 3 UIT (es decir, algo más de 11,000 soles), hay que hacer una procesión. El área usuario aporta las especificaciones técnicas, pide la certificación presupuestal al área de presupuesto, quienes te dicen que tienes la plata, hace la solicitud a abastecimiento, quienes te dicen el valor del mercado, ellos te solicitan miembros para un comité de compras, si el proceso no está incluido en el PAC (plan anual de compras), tiene que solicitarse a Abastecimiento, quien lo remite a Secretaría General; si está en el PAC, se publica en la web del SEACE, se reciben propuestas, se fija fecha para abrir los sobres, y si tienes suerte, puedes dar la buena pro... para cada trámite, hay que hacer oficios, recibirlos, etc, etc... y cuanto más grande el proceso, más posibilidades de fracaso... 

Cada documento que entra y sale tiene que venir con informe técnico adjunto, y siempre con la firma del director, así que al menos unas 20 personas deben tener un papel relacionado a ese proceso en algún momento de su desmemorable existencia. Para que no digan que exagero, haremos la cuenta: 1 especialista que hace las especificaciones técnicas en el área que pide, 1 programador que maneja el presupuesto de la oficina, y 1 administrativo que prepara la documentación para el proceso. Ese especialista debe tener uno o dos jefes directos, así que 1 más por lo menos. Y claro, el director del área. Es decir, solo en el área que compra, van 5. En abastecimiento al menos son 4: el especialista que recibe el expediente, el que hace el costeo, el responsable de la unidad de costeo y el jefe del área. Vamos 9. Si va al PAC, ponle al menos 4 más (el especialista de la Secretaría General, el abogado del área jurídica, y el secretario general y jefe de jurídica; sí, pasa por Jurídica también, la verdad, no sé para que).

Si no es necesario que vaya al PAC, pasa a otra área de abastecimiento (2: un abogado y un especialista) y se conforma el comité, que son 3 personas más. Vamos 19. Y eso que hay procesos que no sé bien quien los hace (SEACE) También se le pide a la oficina de presupuesto la certificación: 2 más, el especialista y el jefe. Vamos 21. Si es un proceso grande, viene con notario incluido. 22.... me quedé corto porque esos son los que "formalmente" pasan por un proceso de compra. Luego viene el control de la producción, obra, etc... donde más gente interviene, y no siempre los mismos.. luego están todos los que se involucran porque opinan, colaboran, monitorean, supervisan, etc. En un proceso grande, fácilmente 40 a 50 personas pueden participar. Eso nos daría como para realizar una tesis doctoral.

En contraste, en la administración existe lo que se conoce como la Teoría de las Restricciones o de Cuellos de Botella que está basada en el simple hecho de que los procesos de cualquier ámbito, solo se mueven a la velocidad del paso más lento. Los cuellos de botella son las diferentes actividades que disminuyen la velocidad de los procesos, incrementan los tiempos de espera y reducen la productividad. Lo lógico es descubrir los cuellos de botella y pisar el acelerador resolviéndolos.

Muy linda esa teoría, pero resulta inaplicable para el Estado. En el Estado los cuellos de botella son petrificaciones jurídicas, corsets marmóreos, estrujantes aparatos demoledores de iniciativas.

No hay forma de acelerar un proceso que pasa por 4 ó 5 oficinas, por 20 a 30 manos, que a su vez dependen de normativas, procesos, y jefes diferentes. Todos nos quejamos del área del costado. Y no sin razón. "Hay que jugar en equipo", muchas veces se dice. Y los expedientes se acumulan. Y hay que comprar el coffee break del taller, y también contratar un curso para 1,500 docentes o comprar bibliotecas de aula por 250 millones de soles. No hay cientos, sino miles de procesos. Miles. 

¿Cedemos a la rutina o a la frustración? ¿Cambiamos las leyes? La última vez que mencioné lo último se rieron de mi, je, je. La solución pasa por seguir trabajando por identificar los cuellos de botella dentro del sistema (hay unos peores que otros), proponer soluciones institucionales (cambio de normativa interna y externa), formar cuadros más adecuados (aumentar los sueldos), incidir en una gestión por resultados.

Se dice que todo ello existe para evitar la corrupción y para evitar el gasto innecesario de los fondos estatales (pensados cuando éramos un país pobre). Las dos premisas siguen valiendo para mí. Pero la tecnología, una capacitación de mejor calidad, la meritocracia interna, y una férrea voluntad de cambio que inicie en las autoridades y se contagie a todos sí pueden ser pasos que ayuden a desatar nudos y allanar caminos.