Reiterativo

No quiero ser reiterativo. Pero lo vuelvo a decir, por si acaso no lo entendiste. Ese más o menos ese el espíritu de lo que está por detrás de un memo reiterativo, como el que me llegó hoy.

Para explicarme mejor, voy a hacerles una introducción al mundo de los papeles en el Estado. En algunas carreras debería existir un curso electivo, que podría llamarte "Papelocracia". Hay varias categorías de documentos, no se mareen:

Hoja de trámite: existe una unidad que se llama Trámite Documentario. Ellos velan por todos los documentos que existen. Cada documento que entra o se envía internamente tiene un código para que se le pueda hacer seguimiento (hay documentos que pueden pasar semanas dando vueltas por diversas oficinas).

Memorandum: se envía a instancias inferiores o igual rango, de carácter interno. Es el mecanismo formal de comunicación.

Informe: es el documento que envía un inferior a un superior, dentro de una unidad o dentro del ministerio.

Oficio: es el documento que sale del Ministerio. Si es enviado a una alta autoridad, se debe proyectarlo (o sea escribirlo pero no firmarlo), adjuntarlo a un memo (y a su vez a una hoja de trámite) y solicitar que se envíe a un órgano de mayor rango que el tuyo.

Pedido de servicios: documento ingresado virtualmente y luego físicamente al área de abastecimiento para la solicitud de cualquier servicio.

Pedido de bienes: documento similar al anterior pero para solicitud de bienes.

Conformidad de servicios: documento que adjunto a un informe técnico es la autorización del área que pide el servicio o bien (área usuaria) va a contabilidad para devengar y pagar.

Resolución directoral: es el documento que oficializa algo relevante. En mi caso, todo lo relacionado con obras, nombramientos.

Y bueno, las muy conocidas Ley, Decreto Ley, Decreto Legislativo, Reglamento (de Ley), Decreto Supremo, Resolución Ministerial, Resolución de Secretaría General, Ordenanzas... si quieren investigan que significa cada uno...

En los documentos, te pueden mandar uno que diga Bajo responsabilidad. Hasta ahora no entiendo que significa dado que todo lo que uno hace es de su responsabilidad. Será para asustarnos. También existen los muy urgente. Tampoco sé que es porque todo siempre es muy urgente por acá.

Y los reiterativos. Cuando no haces algo, te demoras, no lo quieres hacer, te llega un memo recordándote que debes algo. El problema es que lo mandan con copias a otros, y tu buena fama, si es que no debes nada, queda mal. Como nos pasó ayer. Nos mandaron un reiterativo sin que el plazo de la solicitud se haya vencido.

La planta del papiro

Unos dicen que todo ello es necesario, porque papelito manda. En mi opinión, lo que manda es la desconfianza, la informalidad y el miedo a que te pase algo. La gente se defiende en los papeles. Todos tenemos miedo del futuro, de la reprensión del jefe, de que no quede algo registrado aunque ya conversado. Es una cuestión cultural.

Si alguien quiere un negocio para poner, es una papelera, y venderle al Estado. Los defensores de los árboles nos deben odiar. Aunque ya hay un Decreto Supremo que nos obliga a imprimir todo a doble cara (otro día hablaré de las miles de leyes que existen!).

No todo son malas noticias. Hay una iniciativa de gobierno electrónico. En la PCM también hay reformas en marcha. Se basa en la estrategia de modernización de la gestión pública. Para más detalle: http://www.pcm.gob.pe/transparencia/Resol_ministeriales/2012/DS109-2012-PCM.pdf

Además se lanzó hoy un concurso, llamado El trámite de más. Ver aquí
http://www.elperuano.com.pe/edicion/noticia-simplificacion-administrativa-marcha-2334.aspx

De hecho voy a participar. Va a ser dificil escoger cual voy a postular...