Reiterativo

No quiero ser reiterativo. Pero lo vuelvo a decir, por si acaso no lo entendiste. Ese más o menos ese el espíritu de lo que está por detrás de un memo reiterativo, como el que me llegó hoy.

Para explicarme mejor, voy a hacerles una introducción al mundo de los papeles en el Estado. En algunas carreras debería existir un curso electivo, que podría llamarte "Papelocracia". Hay varias categorías de documentos, no se mareen:

Hoja de trámite: existe una unidad que se llama Trámite Documentario. Ellos velan por todos los documentos que existen. Cada documento que entra o se envía internamente tiene un código para que se le pueda hacer seguimiento (hay documentos que pueden pasar semanas dando vueltas por diversas oficinas).

Memorandum: se envía a instancias inferiores o igual rango, de carácter interno. Es el mecanismo formal de comunicación.

Informe: es el documento que envía un inferior a un superior, dentro de una unidad o dentro del ministerio.

Oficio: es el documento que sale del Ministerio. Si es enviado a una alta autoridad, se debe proyectarlo (o sea escribirlo pero no firmarlo), adjuntarlo a un memo (y a su vez a una hoja de trámite) y solicitar que se envíe a un órgano de mayor rango que el tuyo.

Pedido de servicios: documento ingresado virtualmente y luego físicamente al área de abastecimiento para la solicitud de cualquier servicio.

Pedido de bienes: documento similar al anterior pero para solicitud de bienes.

Conformidad de servicios: documento que adjunto a un informe técnico es la autorización del área que pide el servicio o bien (área usuaria) va a contabilidad para devengar y pagar.

Resolución directoral: es el documento que oficializa algo relevante. En mi caso, todo lo relacionado con obras, nombramientos.

Y bueno, las muy conocidas Ley, Decreto Ley, Decreto Legislativo, Reglamento (de Ley), Decreto Supremo, Resolución Ministerial, Resolución de Secretaría General, Ordenanzas... si quieren investigan que significa cada uno...

En los documentos, te pueden mandar uno que diga Bajo responsabilidad. Hasta ahora no entiendo que significa dado que todo lo que uno hace es de su responsabilidad. Será para asustarnos. También existen los muy urgente. Tampoco sé que es porque todo siempre es muy urgente por acá.

Y los reiterativos. Cuando no haces algo, te demoras, no lo quieres hacer, te llega un memo recordándote que debes algo. El problema es que lo mandan con copias a otros, y tu buena fama, si es que no debes nada, queda mal. Como nos pasó ayer. Nos mandaron un reiterativo sin que el plazo de la solicitud se haya vencido.

La planta del papiro

Unos dicen que todo ello es necesario, porque papelito manda. En mi opinión, lo que manda es la desconfianza, la informalidad y el miedo a que te pase algo. La gente se defiende en los papeles. Todos tenemos miedo del futuro, de la reprensión del jefe, de que no quede algo registrado aunque ya conversado. Es una cuestión cultural.

Si alguien quiere un negocio para poner, es una papelera, y venderle al Estado. Los defensores de los árboles nos deben odiar. Aunque ya hay un Decreto Supremo que nos obliga a imprimir todo a doble cara (otro día hablaré de las miles de leyes que existen!).

No todo son malas noticias. Hay una iniciativa de gobierno electrónico. En la PCM también hay reformas en marcha. Se basa en la estrategia de modernización de la gestión pública. Para más detalle: http://www.pcm.gob.pe/transparencia/Resol_ministeriales/2012/DS109-2012-PCM.pdf

Además se lanzó hoy un concurso, llamado El trámite de más. Ver aquí
http://www.elperuano.com.pe/edicion/noticia-simplificacion-administrativa-marcha-2334.aspx

De hecho voy a participar. Va a ser dificil escoger cual voy a postular...

El tiempo en el Estado

 “¿Qué es, pues, el tiempo? Si nadie me lo pregunta, lo sé; pero si quiero explicárselo al que me lo pregunta, no lo sé. Lo que sí digo sin vacilación es que sé que si nada pasase no habría tiempo pasado; y si nada sucediese, no habría tiempo futuro; y si nada existiese, no habría tiempo presente. Pero aquellos dos tiempos, pretérito y futuro, ¿cómo pueden ser, si el pretérito ya no es y el futuro todavía no es? Y en cuanto al presente, si fuese siempre presente y no pasase a ser pretérito, ya no sería tiempo, sino eternidad”. (San Agustín. Confesiones. XI, 14, 17)

La misma pregunta que se hace Agustín me la hice después de pasar unos meses en el Estado. No estuve para nada cerca de sus subsiguientes preguntas, y menos de sus respuestas, que no señalo acá. Aún así quiero compartir mis reflexiones.

Sabemos que el tiempo es una medida que nos permite identificar un cambio cualquiera. Si hay un cambio, por ejemplo algo pasa de x a y, eso se puede medir y constatar. Eso es el tiempo en su concepción más física posible. El problema es que en el Estado el tiempo pasa, es decir, los segundos, minutos, horas, días, pero no necesariamente hay un cambio de X a Y, si lo hay, pareciera que las medidas son diferentes a las normales. Un papel podría quedarse días en un escritorio (otro día será ocasión de escribir sobre ello).

Así que a partir de ello, he desarrollado la teoría de los tiempos estatales. Hasta ahora he identificado cuatro tiempos (quizá sea un aporte a la teoría Einsteniana), y estoy seguro que han de existir varios más. Son varias dimensiones que concurren en una misma realidad, algo realmente muy difícil de expresar:

1. El tiempo político (Tp): Por la necesidad imperiosa de inaugurar, de mostrar resultados, de justificar el haber sido elegido, de tener aceptación en las encuestas, todo se pide para ayer, antes de ayer o el mes pasado... informes, compromisos, obras inaugurables, compras hechas, etc. No voy a decir que los políticos son los responsables de ello. Bueno, algunos son más que otros. Los responsables somos muchos: la prensa, la sociedad misma, los políticos. Se generó una cultura de exigir resultados inmediatos, de obras de ladrillo, fierro y cemento, y cuanto más grandes, mejor; hay mucha impaciencia por resultados, y una constante búsqueda de ineficientes.


2. El tiempo técnico (Tt): Todo aquel que se reconozca a sí mismo como técnico, y tenga el orgullo de serlo, comprende que se debe hacer una planificación exhaustiva, un análisis de alternativas, el desarrollo de los expedientes técnicos, las evaluaciones correspondientes. Y bueno, todo eso toma tiempo, neuronas, preocupación. No se puede pedir todo para ayer! dicen ellos.

3. El tiempo administrativo (Ta): Para contratar, comprar, aprobar, modificar, solicitar, responder, y unos cuantos verbos más, es necesario pasar por muchos procedimientos, formatos, procesos, modelos, informes, pedidos. Y todo eso pasa por varias oficinas: Administración, Abastecimiento, Presupuesto, Secretaría, etc, etc. Cada vez hay más papeles y papeles: oficios, informes, memos, ayudas memorias, expedientes. Hay muchos procesos que están encadenados unos a otros... para comprar hay que estar antes en el plan de contrataciones, y luego tiene que haber una modificación si es que no está en la cadena programática, y eso va al área jurídica, y luego a la Secretaría, y luego a la oficina de Planificación. Luego se va al área de abastecimiento, previas especificaciones técnicas que pueden ser observadas porque pueden estar mal hechas o porque el de abastecimiento no la entiende.... y todo eso para una sola cosa... Los administrativos tienen razón: la ley nos obliga a hacerlo y se publican directivas nos llevan a eso.

4. El tiempo burocrático (Tb): este es un tiempo confuso, el más de todos. Se puede expresar con una fórmula matemática, sujeta aún a corroboración: Tb=(Ta^3)+Tt/3+Tp/5. Es la suma de la lentitud -cuando conviene (recibir pedidos, hacer trabajos que implican esfuerzos, atender al público)- con un excesivo leguleyismo (solicitud de formularios al público, respuestas ambiguas en informes que deberían ser vinculantes) y sobre todo una actitud de desidia para resolver cosas, que son fácilmente aplazables en el océano blanco de documentos, carpetas, memos que existen en nuestras oficinas. La procrastinación es la característica típica de este tiempo. Tampoco podemos atribuir una falta de causalidad a este tiempo, sino que se encuentra su inicio en la complejidad de los tiempos anteriores, con el añadido del cansancio, rutina o falta de horizonte del funcionario que no tiene necesariamente motivaciones, aspiraciones o espera de crecimiento personal y profesional.

Las relaciones entre los distintos tiempos dan resultados realmente curiosos. A veces prevalecen unos u otros.  Un trámite puede salir como un rayo y el otro como una tortuga reumática. Uno puede salir con una precisión y detalle dignos de un estudio doctoral y otros con la categoría de payasada, sin menospreciar el gremio.

Cabe preguntarnos como enfrentar el desafío de conjugar los primeros 3 tiempos, y como eliminar el último. También surge la necesidad de encontrar caminos para simplificar, disminuir la carga y hacer más fácil un procedimiento que ante todo, debe estar a servicio de la población.

Primera piedra

Terminando ya el día y la semana, una más en el Programa de Apoyo al Hábitat Rural, he decidido comenzar a poner por escrito algunas reflexiones sobre lo que hago, el medio en el que estoy y el futuro que se presenta.

En primer lugar, cabe explicar el título del Blog, que a su vez también desvela algo del espíritu que se encuentra detrás del mismo.

Probablemente muchos hemos escuchado la expresión "más pesado que un tanque a pedales" o quizá su variante "más lento que un tanque a pedales". Para mí es una forma irónica, divertida, y también bastante crítica de mirar a la gestión en el Estado. Ojo, quizá más adelante tenga la oportunidad de distinguir algunos conceptos, que al menos para mí, sirven. No es lo mismo lo político que lo público, la gestión del Estado y la gestión en el Estado, las políticas y las decisiones, etc.

Hace unos días en una clase de administración un profesor, bien intencionado, hizo una crítica al Estado. Terminó empaquetando a todos en la conocida etiqueta de burócrata. El que no es burócrata, no debería sentirse ofendido. Sin considerarme uno, aunque participando de ella (para bien o para mal, y ya habrá oportunidad para enfrentar qué es la burocracia), me sentí ofendido. No mucho, pero sí. Salí a defender mi gremio, el de los servidores y funcionarios públicos, por supuesto (no de los burócratas... ¿habrá un gremio de eso, o nunca habrá prosperado por la cantidad de papeleo que llenar?).

Aunque todos reconocemos que el Estado es un gran tanque a pedales, es necesario reconocer que hay muchas personas en su sistema que trabajan bien, que quieren hacerlo, que quieren aprender. También hay personas que no tanto. Como es obvio. Pero no podemos decir que son la mayoría. Por lo menos donde estoy, veo mucho ánimo, buena voluntad, esfuerzo.

Somos un tanque a pedales por muchas razones muy profundas, relacionadas a las tendencias más humanas. Primero podemos hablar de la autoconservación. Eso significa librarse de procesos administrativos, penales, y otros. Todo tiene que estar sellado, visado, firmado, sustentado, re-sustentado, visado nuevamente, sellado (hoy vi una Resolución Ministerial - una RM, en la jerga nuestra - , con 8 sellos, ni más ni menos). Y encima uno es responsable por 10 años.

También está la otra tendencia "natural", la desconfianza. Todos somos ladrones, corruptos, mentirosos, derrochadores hasta que se pruebe lo contrario. Pero como eso no puede estar así de legislado, las normas te llevan a eso. Un ejemplo es la temida ley de contrataciones del Estado. Comprar es dificilísimo. Te pueden objetar, resolver, declarar nulo. Se dice que cuando el Estado va arbitraje al OSCE (otra tendencia es ponerle siglas a todo: Órgano Supervisor de Contrataciones del Estado), siempre pierde. Y luego hay que buscar responsables. El que firma, pues.

Una más, muy honda, como ríos profundos, es la justificación. Todos nos tenemos que justificar. Equivocarse no es bueno en el Estado. Te hacen proceso, y estás a la merced de la Contraloría por 10 años. 10 años sin dormir tranquilo!!! De hecho, cuando entré a la función que tengo encargada estuve alrededor de 1 mes angustiado. Logré liberarme y pasar el resto de tiempo tranquilo una vez que me hice la idea de que algún error se habrá cometido. Estoy en una oficina con 60 personas. Dada la característica humana de no ser perfectos sino perfectibles, ¿cuál es la posibilidad estadística de que no existan errores? Si  hacemos cuentas simples 60 personas, 48 horas a la semana, 52 semanas...  son 149720 horas de trabajo... algún error se tiene que cometer.... y papelito manda pues.

Ya escribí demasiado. Solo quería hacer 2 acotaciones finales.

1. El post se llama primera piedra porque es algo usual en el Estado. Todo el tiempo hay colocaciones de primeras piedras. Es lo mediático. Luego viene la inauguración. Entre lo primero y segundo hay un gran trecho. Y luego viene la sostenibilidad. Ahí está el reto. En este blog es lo mismo. El reto es sostenerme en el tiempo, seguir escribiendo y compartiendo.

2. Sigo en el Estado porque creo que se puede hacer mucho desde acá. Para mucho es un ámbito de servicio, que responde a como es uno. Hoy una persona me dijo: mucha paciencia... efectivamente, hay que tener paciencia, luchar batallas importantes y tratar de contribuir a cambiar las cosas.... si se puede, con la gracia de Dios.